Qui sont les arbitres et les secrétaires au conseil arbitral?
Ce sont des notaires neutres et indépendants ayant diverses compétences dans les domaines tels que le droit des affaires, le droit immobilier et le droit des successions.
Les arbitres et les secrétaires au conseil arbitral sont obligatoirement accrédités selon des critères précis établis par le CMAN.
Ce sera le CMAN qui nommera l’arbitre et le secrétaire au conseil arbitral. Ces derniers doivent se déclarer disponibles, compétents et impartiaux avant d’accepter un dossier.
Faire une demande d’arbitrage
Pour faire une demande d’arbitrage, une partie doit compléter le formulaire disponible sur le site internet. Dans ce formulaire, on indique les noms et adresses des parties ou de leur représentant, l’objet du différend, le montant de la réclamation et une proposition, s’il y a lieu, quant au nombre et à l’identité de l’arbitre souhaité.
Les grandes étapes et la procédure d’arbitrage
C’est le secrétaire au conseil arbitral qui, tout au long de l’arbitrage, indiquera aux parties les grandes étapes et la procédure à suivre. En arbitrage, il y a de nombreux délais qui doivent être respectés. Globalement, les grandes étapes sont les suivantes : demande d’arbitrage, nomination du secrétaire au conseil arbitral et de l’arbitre, paiement des provisions pour frais demandées, rencontre préparatoire, audition et remise de la sentence.
La représentation
Pendant le processus d’arbitrage chaque partie peut se représenter seule ou se faire représenter par un avocat. Par contre, si une partie décide de se représenter seule, elle devra obtenir la preuve qu’elle a rencontré un conseiller juridique au sujet de la présentation de la preuve et de la présentation d’une plaidoirie.
La préparation de la preuve
Documents
Le secrétaire au conseil arbitral reçoit les documents que les parties veulent déposer pour faire leur preuve. Le secrétaire au conseil arbitral enverra ces informations à la partie adverse et à l’arbitre. Les documents pourraient être par exemple : des copies de chèques, des factures, un rapport d’experts, un contrat, des photographies, des croquis, des plans ou évaluations etc.
Témoins
Il peut être nécessaire pour établir la preuve que des témoins ordinaires ou experts se présentent devant l’arbitre. Le témoin ordinaire témoigne sur ce qu’il a entendu et vu alors que le témoin expert témoigne selon ses connaissances et expériences reconnues. Il n’est pas possible faire témoigner quelqu’un par écrit ou répéter ce qu’il a dit, il doit se présenter devant l’arbitre.
La séance d’arbitrage
C’est l’arbitre ou le secrétaire au conseil arbitral qui donne aux parties intéressées un avis précisant la date, l’heure et le lieu de l’audience. En principe et à partir du dépôt de la demande d’arbitrage, l’audition débute dans les quarante-cinq (45) jours ouvrables. L’audition débutera après le paiement des provisions pour frais.
C’est le CMAN qui détermine généralement l’endroit de l’arbitrage selon des critères de proximité et d’économie pour les parties.
L’inspection des biens ou des lieux
Il est possible qu’une visite des lieux ou une inspection des biens soit nécessaire de l’avis des parties ou de l’arbitre. Dans ce cas, cette possibilité sera soulevée à la rencontre préliminaire entres les parties et le secrétaire au conseil arbitral ou l’arbitre. C’est l’arbitre ou le secrétaire au conseil arbitral qui décide et qui donne aux parties, s’il y a lieu, un avis précisant la date et l’heure de la visite ou de l’inspection.
Entente ou désistement
Même si l’arbitrage est commencé, les parties peuvent s’entendre à l’amiable ou une partie peut abandonner sa demande d’arbitrage. Dans ces deux cas, les parties doivent aviser le secrétaire au conseil arbitral de l’entente ou du désistement. Si un arbitre est nommé, il constatera le désistement ou, à la demande des parties, intégrera l’entente dans sa sentence en plus de rendre une ordonnance enjoignant les parties de s’y conformer. Ceci permet de faire une demande d’homologation au tribunal, advenant que l’entente ne soit pas respectée. Les parties n’auront alors à payer que les frais déjà engagés pour cet arbitrage.
La sentence arbitrale
L’arbitre juge selon le droit mais il peut aussi faire appel à l’équité si les circonstances le justifient. La sentence écrite par l’arbitre est finale et sans appel. Elle est rendue dans les trente (30) jours ouvrables à compter de la fin des audiences. Si la sentence contient des erreurs, les parties doivent aviser le CMAN dans les quinze (15) jours ouvrables suivant sa réception.
L’homologation de la sentence
La sentence oblige les parties dès qu’elle est rendue. Ils doivent l’exécuter sans délai mais si ce n’est pas le cas, une partie peut en forcer l’exécution en demandant l’homologation. Selon le montant en litige, la demande d’homologation est présentée devant un juge de la Cour du Québec ou de la Cour Supérieure. L’homologation est habituellement une procédure simple et rapide qui peut toutefois nécessiter l’assistance d’un avocat.
Les coûts de l’arbitrage
Ces coûts sont principalement de trois types : les honoraires de l’arbitre et du secrétaire au conseil arbitral incluant leurs dépenses et leurs honoraires, les frais pour l’évaluation du dossier et les frais divers tels les frais de location de salle et autres. Ces frais sont tarifés par le CMAN et gérés par le secrétaire au conseil arbitral qui rend compte de sa gestion aux parties à la fin de l’arbitrage. Les coûts de l’arbitrage sont répartis de la façon prévue au contrat d’arbitrage ou, si une partie le demande, départagés par l’arbitre.
Par exemple, un arbitrage simple (ex : compte à recevoir) :
Frais d’évaluation de la demande: 200$
Honoraires du secrétaire au conseil arbitral : 9 h X 200$ = 1800$
Honoraires de l’arbitre pour une audition de trois heures et la rédaction de la sentence : 20 h X 200$ = 4000$
Frais de vacation de l’arbitre (le cas échéant) : 200$
Frais de location de salle : 250$
Frais de communication (conférence téléphonique): 200 $
Dépôt de la sentence au greffe : 350$
Total approximatif : 7 000$ plus les taxes applicables qui sera partagé entre les 2 parties
Les autres dépenses supportées par les parties
Les dépenses des témoins et d’une expertise sont supportées par les parties qui demandent cette expertise ou ces témoins. Les autres dépenses personnelles telles les honoraires d’avocats ou les frais de déplacement, les frais d’inscription de la cause au tribunal et les frais d’homologation, le cas échéant, sont assumées par chaque partie qui les a engagés.
Pour plus d’information
Le Règlement général sur le protocole pré-judiciaire d’arbitrage du CMAN contient toutes les informations et détails sur la procédure d’arbitrage. N’hésitez pas à le consulter.
Le Centre de médiation et d’arbitrage notarial (Le Centre ou CMAN)
Le Centre de médiation et d’arbitrage notarial (CMAN) est un organisme sans but lucratif totalement indépendant et impartial. Sa place d’affaires est à Saint-Cyrille-de-Wendover, ce qui ne l’empêche pas de gérer des arbitrages dans toute la province.
Les notaires arbitres affiliés au CMAN ont le savoir-faire nécessaire pour gérer les arbitrages spécialisés dans des domaines de compétence des notaires. De plus, le CMAN peut adapter son protocole général d’arbitrage aux exigences des parties.