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Demande d’arbitrage – Frais et conditions

Règlement général sur les frais et honoraires du Centre, du secrétaire au conseil arbitral et des arbitres du Centre de médiation et d’arbitrage notarial

La présente politique vise à établir le montant des honoraires et des déboursés et, fixer une ligne de conduite en vue de réduire les délais de perception du montant des honoraires et déboursés. En cas de doute sur l’opportunité d’appliquer les règles de la présente politique, consulter le Centre.

  1. Objectifs et modalités de paiement
    1. ObjectifsDiminuer le risque de mauvaises créances; Augmenter la profitabilité et la liquidité de l’entreprise par la perception rapide des créances; Diminuer les coûts de crédit pour la marge d’opération de la société; Diminuer le temps improductif consacré à la perception, l’expédition et la préparation des états de comptes; Éviter les recours aux tribunaux.
    2. Modalités de paiement :Les honoraires et déboursés seront payables de la façon suivante :
      • A) 200$ à l’étude de la demande d’arbitrage, ce montant n’est pas remboursable. Elle sera attribuée, le cas échéant, entre les parties par l’arbitre lors de la sentence;
      • B) 400$ à être versée au secrétaire au conseil arbitral à la nomination de l’arbitre, cette somme sera déductible du compte final;
      • C) 50% du montant établi en vertu d’un estimé des coûts d’un tel arbitrage par le secrétaire au conseil arbitral payable entre la nomination de l’arbitre et la date prévue pour l’audience, cette somme sera déductible du compte final;
      • D) Le solde du compte final dans les 30 jours de l’émission de la sentence.

      Le compte final équivaudra au total de la facture du secrétaire au conseil arbitral et celle de l’arbitre, déductions faites des acomptes déjà versés. Les paiements devront être effectués directement au secrétaire au conseil arbitral et à l’arbitre, selon la facture émise par chacun.

  2. Les honoraires du secrétaire au conseil arbitral et de l’arbitre
    1. Les honoraires du secrétaire au conseil arbitral et de l’arbitre pour les services rendus par ceux-ci sont basés sur un tarif horaire fourni au Centre par ces derniers. Les honoraires sont établis sur une base horaire fixés selon les heures réelles effectuées.
    2. Nonobstant ce qui est prévu au paragraphe 2.1, le secrétaire au conseil arbitral recevra une somme forfaitaire de 150$ plus taxes pour l’étude de la recevabilité de la demande d’arbitrage.
  3. Les frais administratifs du Centre
    • Les frais administratifs du Centre pour les services liés à la réception de la demande d’arbitrage, la nomination du secrétaire au conseil arbitral, la gestion du Centre et son infrastructure technologique, sont de 50$ plus taxes pour une demande d’arbitrage.
  4. Les honoraires spéciaux de l’arbitre
    1. Pour chaque journée d’audience tenue, chaque arbitre a droit à une rémunération minimale équivalant à une (1) heure d’honoraires au taux fixé.
    2. À titre d’indemnité en cas de désistement de la demande d’arbitrage ou de remise de la date de l’audience à la demande d’une partie, moins de quinze (15) jours avant la date de l’audience, chaque arbitre a droit à 1 heure d’honoraires au taux fixé. Ces honoraires sont payables par la partie qui, s’est désistée ou qui après avoir donné son accord à procéder à une date déterminée, demande de fixer une nouvelle date d’audition ou de rencontre.
  5. Frais concomitants du secrétaire au conseil arbitral et de l’arbitre
    1. Le secrétaire au conseil arbitral et l’arbitre ont droit au remboursement des frais réels de location de salle engagée pour une audience. Les frais de télécopies, messageries, interurbains, de conférence téléphonique ou de vidéoconférence, le cas échéant sont en sus.
    2. Les frais de l’arbitre en déplacement et séjour sont en sus. Aucune allocation ni frais de déplacement ou séjour pour les distances inférieures à un rayon de 25 km du domicile professionnel. Pour les distances supérieures à un rayon de plus de 25 km du domicile professionnel, le temps de déplacement est rémunéré à raison de 100 $ de l’heure avec un maximum de 4 heures. Prime spéciale de 250 $ pour ces derniers ayant élection de domicile professionnel dans les districts électoraux (Chambres des notaires) de l’Abitibi, Bas St-Laurent, Gaspésie et Saguenay-Lac-St-Jean et Côte-Nord s’ils doivent se déplacer à plus de 450 km.
    3. Frais de stationnement : remboursement sur présentation des pièces justificatives.
    4. Utilisation de sa voiture : 0,51 $ du kilomètre (incluant toutes taxes applicables).
    5. Sur production des pièces justificatives, ces derniers ont droit aux remboursements maximums suivants (incluant service et toutes taxes applicables) :
      • déjeuner : 25,00 $
      • dîner : 35,00 $
      • souper : 50,00 $

      Ces frais sont applicables pour les journées de réunion et les périodes de transport.

    6. Frais d’hébergement :
      • Sur production de pièces justificatives, ces derniers peuvent réclamer des frais de coucher si leur élection de domicile professionnel est située à plus de 125 kilomètres (aller) du lieu de rencontre, selon le cas, et que la rencontre est prévue en avant-midi.
      • Exceptionnellement, si la distance parcourue est d’au moins 50 kilomètres (aller), le membre peut, sur production de pièces justificatives, réclamer des frais de coucher si sa présence est requise avant 8 h ou après 19 h, ou si la réunion se déroule sur plusieurs journées consécutives.
      • L’indemnité maximale est de 150,00 $ par nuitée (incluant toutes taxes applicables), sauf pour le centre-ville de Montréal, de Québec, Gatineau (Hull) et Ottawa où l’indemnité maximale est de 250,00 $ par nuitée (incluant toutes taxes applicables). Toutefois, un montant supérieur à l’indemnité maximale sera autorisé si le coût réel payé pour une chambre régulière dans le lieu où se tient la rencontre est supérieur au montant maximal.
  6. Frais spéciaux du secrétaire au conseil arbitral et de l’arbitre
    1. Aucun honoraire ni frais n’est réclamé pour les cas où il y a récusation de l’arbitre par une partie. Cependant, dans le cas où le motif de récusation était connu et invoqué que tardivement, les honoraires et frais encourus sont partagés par l’arbitre dans sa sentence sur le fond.Si après une demande de récusation, il n’y a pas récusation de l’arbitre, les frais et honoraires engendrés par l’examen de la demande de récusation suivent le fond et sont partagés lors de la décision rendue sur le fond.
    2. Une partie qui soulève une question d’incompétence du conseil arbitral est responsable des honoraires et frais occasionnés par cette question si le conseil arbitral doit suspendre l’audience pour traiter de la question et, s’il vient à la conclusion que cette partie n’a pas raison.
  7. Information sur les frais et honoraires aux parties intéressées
    • Sur les relevés de compte, les parties intéressées sont dûment informées de tous les frais, honoraires et allocations afférents à leur demande d’arbitrage (incluant entre autres ceux pour le déplacement, le séjour, les provisions s’il y a lieu, le désistement du recours et la demande de récusation), ainsi que des dispositions du règlement quant au partage des coûts.
  8. Règles concernant les provisions pour fraisLes règles suivantes s’appliquent lorsque le secrétaire au conseil arbitral demande une provision pour paiement de ses frais ou des honoraires du conseil arbitral:
    • La provision pour frais ne peut excéder les maximums prévus dans la présente grille de tarification.
    • Le Centre est saisi d’un arbitrage à partir de la demande d’arbitrage. Ainsi, les frais d’ouverture de dossier payables à la transmission de la demande d’arbitrage ne seront pas remboursables même si le Centre refuse l’arbitrage par défaut d’entente entre les parties et lui sur le nombre d’arbitre nécessaire, si le conflit couvre des litiges traitant de l’état et de la capacité des personnes, des matières familiales, des questions qui intéressent l’ordre public ou des domaines de droit dont le Centre et ses arbitres affiliés n’ont pas les compétences pour les traiter
    • Sauf en ce qui concerne les frais d’étude du dossier, les sommes sont conservées dans le compte en fidéicommis du secrétaire au conseil arbitral
    • Suite à la sentence, les sommes consignées en trop, le cas échéant, sont remboursées aux parties concernées, sans intérêt
    • Les parties consentent à ce que le secrétaire au conseil arbitral nommé perçoive à même son compte en fidéicommis le montant des frais, déboursés et honoraires du Centre, du secrétaire au conseil arbitral et du conseil arbitral.
  9. Règles concernant les remboursements d’honoraires et de frais
    • Honoraires professionnels : L’arbitre produit et transmet sa facture et ses pièces justificatives au secrétaire au conseil arbitral.
    • Remboursement des frais : Les frais devront être réclamés au plus tard 30 jours suivant l’émission de la sentence.
    • Il n’est pas possible de demander le remboursement de certains frais sur une prochaine facture.
    • Après avoir payé les frais et déboursés du dossier, le solde des acomptes versés sera distribué entre l’arbitre et le secrétaire au conseil arbitral, au prorata des honoraires de chacun.
    • Le secrétaire au conseil arbitral acquitte les factures relatives au dossier dans les trente (30) jours de la réception du paiement complet des sommes dues par les parties au litige.